УЗНАВАЙ МГНОВЕННО о свежих новостях на официальной странице журнала в Facebook
Вашему вниманию предлагается опыт компании ОАО “Атомэнергомаш”, связанный с принятием решения об использовании при подготовке публичного годового отчета (далее – Отчет) новой версии Руководства GRI (далее – Руководства) – G4. Вопросы, которые были поставлены перед принятием решения; проблемы, с которыми уже пришлось столкнуться при освоении Руководства; примеры собственных решений; планы последующего освоения; – на наш взгляд, это практически универсальный советник для отечественных компаний, которые до сих пор не решились на переход к новой версии Руководства.
ОАО “Атомэнергомаш” в 2013 году выпустило третий Публичный годовой отчет в соответствии с Руководством версии G3/3.1. Кроме того, при подготовке Отчета за 2012 год был использован Драфт стандарта по интегрированной отчетности, и в своем подходе к подготовке Отчетов, описанном в настоящей статье, мы старались максимально учесть основные требования официально выпущенного в декабре 2013 года Стандарта по интегрированной отчетности.
Компания ОАО “Атомэнергомаш” одной из первых в России приняла твердое решение использовать в ближайшем отчетном цикле новую версию Руководства G4. С одной стороны – это сильный репутационный ход, желание одним шагом резко повысить качество собственных Отчетов и выйти на новый уровень среди не только отечественных, но и зарубежных компаний.
Другая причина перехода к GRI G4 заключалась в том, что все компании должны были пройти этот путь до 31.12.2015 года, а значит, ближайшие три отчетных цикла можно использовать максимально эффективно, создавая свое конкурентное преимущество. Судя по всему, большинство отечественных компаний выбрало один из двух более осторожных путей: либо «постепенный переход» на G4, либо «подождем, пока кто-нибудь попробует». Если первый вариант может быть в определенной мере эффективным, то второй лишь собирает проблемы, как снежный ком – несмотря на множество вполне универсальных вопросов (о которых мы и будем говорить в настоящей статье), компания обязательно столкнется с немалым количеством специфических проблем, связанных с внутренними организационными и другими особенностями. Именно поэтому решать задачи по переходу на G4 мы стали на самом раннем этапе.
Была и другая причина столь оперативной реакции на новую версию Руководства. Переход к G4, т.е. использование множества новых требований по показателям, новые процессы (например, оценкой существенности) и подходы к границам отчетности – все это является хорошим стимулом для «встряски» компании, инициации процессов по повышению эффективности деятельности не только в области подготовки публичной отчетности, но и компании в целом. В данном контексте хотелось бы упомянуть слова Первого заместителя директора – генерального конструктора ОАО «ОКБМ им. И.И. Африкантова» Виталия Петрунина, который на общественном диалоге отметил: «Работа над отчётом – это аналитика происходящих в организации процессов». И GRI G4 дает нам возможность расширить кругозор при изучении компании.
Нашей компанией был проведен детальный анализ новой версии Руководства, в т.ч. сравнение с требованиями предыдущей версии и других документов. Основной задачей анализа было определение практической сложности реализации новых требований и поиск «узких мест». В связи с этим, несмотря на множество изменений по сравнению со старой версией, в статье сделан акцент именно на тех из них, которые предполагают изменение практики подготовки отчета и корректировки данного процесса.
Итак, основные «узкие места» заключаются в следующем:
1. Варианты соответствия GRI G4
2. Фокус на существенных аспектах
3. Расширение границ отчета
4. Новые требования к раскрытию информации
Каждое из перечисленных изменений вызывает немало вопросов у практиков. В связи с этим основная часть статьи будет построена в формате «вопрос-ответ».
Есть ли соответствие между уровнями применения GRI G3/3.1 и вариантами соответствия GRI G4?
GRI подчеркивает, что нет смысла искать соответствие, ибо его нет. Несмотря на схожесть самих понятий и собственно цель их введения, сами варианты соответствия сложно спроецировать на уровни применения.
С другой стороны, без понимания разницы сложно осуществить выбор между вариантами соответствия. Именно с этой целью можно провести сравнение по количеству требуемых раскрытий.
В таблице не учтены отраслевые приложения. Их использование в G4 обязательно для всех вариантов соответствия. Соответствие установить действительно сложно, но стоит отметить, что в среднем требования G4 несколько выше, чем G3.1.
Как выбрать вариант соответствия?
В первую очередь необходимо отметить, что GRI не дает рекомендаций, какой компании какой вариант следует выбрать. Оба варианта соответствия могут использоваться компанией независимо от ее типа, размера, отраслевой принадлежности или местонахождения.
Варианты соответствия, как и ранее уровни применения, определяют содержание Отчета и говорят не о его качестве, а лишь о степени его соответствия Руководству. Это особенно подчеркивает GRI, хотя объективно сложно мысленно отказаться от качественного сравнения двух вариантов.
GRI рекомендует при выборе варианта соответствия отталкиваться от готовности компании к раскрытию информации и призывает выбрать вариант, наиболее отвечающий потребностям компании и ее заинтересованных сторон.
При выборе варианта соответствия мы выделили основные «за» и «против» для каждого варианта. Основные причины выбора варианта «основной» банальны:
1. При множестве изменений, которое привносит G4, нет смысла и даже опасно брать на себя обязательства учесть максимум из них – лучше качественно отреагировать на их достаточный минимум.
2. Держа в уме организационные сложности в сборе информации (известные большинству отечественных компаний), применение «основного» варианта соответствия (с меньшим количеством новых требований к раскрытию стандартных элементов) выглядит наиболее «безболезненным».
3. Кажущийся многим «шаг назад» при переходе с А на «основной» не грозил ОАО “Атомэнергомаш”, т.к. наш предыдущий Отчет подготовлен на уровне В. При этом отметим, что учитывая те новые требования, которые содержит «основной» вариант соответствия, нельзя говорить о снижении требований к себе по сравнению с уровнем А. В этом случае более важно, на наш взгляд, оставить место для «шага вперед».
Что подразумевается под фокусом на существенных аспектах?
Существенные аспекты – это те аспекты, которые отражают существенные экономические, экологические и социальные воздействия компании или существенно влияют на оценки и решения заинтересованных сторон. Отчет, сфокусированный на существенных аспектах, будет более актуальным, заслуживающим доверия и удобным в использовании, что, в свою очередь, позволит компаниям лучше информировать рынки и общество о вопросах устойчивого развития.
Какой вывод может сделать для себя практик? Отчет должен раскрывать детальную информацию только для существенных аспектов, сократится до минимума раскрытие несущественных моментов, т.е. объем Отчета (читай – объем работы) сократится.
Как проводить оценку существенности аспектов?
G4 дает подробное руководство по определению существенных аспектов. При этом возможность использования собственных подходов практически не ограничивается: обязательно лишь соответствие основным принципам Руководства, а также системность (в т.ч. целостность и последовательность от года к году), документирование и воспроизводимость. Учитывая, что процесс определения существенных аспектов неизбежно базируется на субъективных суждениях, они должны быть прозрачны и понятны для заинтересованных сторон. По рекомендации GRI процесс определения содержания отчета должен базироваться на диалоге с заинтересованными сторонами, а также подразумевает активное участие топ-менеджеров.
Руководство не предписывает минимальное число существенных аспектов: оно зависит лишь от результатов процессов по определению содержания отчета. Кроме того, в помощь компаниям GRI провело исследование (отчет расположен на официальном сайте) «Темы устойчивого развития по отраслям: Что хотят знать заинтересованные стороны», результаты которого можно брать за основу при определении существенных аспектов.
Для тех, кто задается вопросом, почему процесс определения существенности не использовался ранее, отметим интересный факт.
Все, кто ранее использовал версию GRI G3/3.1, раскрывали стандартный элемент 3.5. Напомним, что в соответствии с ним необходимо было раскрыть «процесс определения содержания отчета, включая определение существенности и определение приоритетов тем в рамках отчета». Раскрытие по данному вопросу в большинстве отчетов отечественных компаний варьировалось от минимального «в процессе подготовки отчета были учтены рекомендации заинтересованных сторон к содержанию отчета» до максимального «при определении содержания отчета был проведен анализ контекста деятельности компании, учтены положения миссии и стратегии компании, рекомендации менеджмента, учтены интересы и мнения заинтересованных сторон». Все логично: неконкретные требования порождали неконкретное раскрытие.
На комментарий к стандартному элементу 3.5 «приведите объяснение того, каким образом организация использовала Руководство по определению содержания отчета и связанные с ним Принципы» никто особо не обращал внимания. А зря! Не будем цитировать целиком, но данное Руководство гласило: «Определите темы и связанные с ними по¬казатели, которые являются значимыми, и поэтому могут заслуживать отражения в отчете, посредством повторяющегося процесса с использованием Принципов существенности, охвата заинтересованных сторон, контекста устойчивого развития и рекомендаций по определению Границ отчета». Лучше всего предложенный процесс оценки существенности проиллюстрирован на рисунке ниже, который был включен в Технический протокол к Руководству.
А теперь предлагаем сравнить с процессом оценки существенности, предлагаемым в G4 (рисунок ниже), и сделать выводы относительно того, насколько изменился процесс оценки существенности.
К каждому шагу, представленному на втором рисунке, в G4 содержится детальный комментарий. Предлагаем рассмотреть основные требования к каждому шагу.
Составьте полный перечень аспектов (экономических, экологических и социальных тем), имеющих отношение к компании (т.е. по которым возможны существенные воздействия). В качестве базового перечня можно использовать перечень аспектов Руководства (не забывайте об отраслевых приложениях). Проанализируйте деятельность Вашей компании, существующие мировые тенденции в области устойчивого развития, научные исследования и др. и добавьте необходимые темы.
В настоящее время многие отечественные компании уже совершили переход от парадигмы «подготовки отчетов в области устойчивого развития» к парадигме «подготовки интегрированной отчетности». В этом смысле особую значимость имеет Стандарт по интегрированной отчетности (IIRC). Данный стандарт и Руководство в основном не противоречат друг другу, по многим вопросам имеют перекрестные ссылки. Внедряя в компании процесс оценки существенности, мы максимально учли требования как Руководства, так и стандарта: определяя полный перечень аспектов, мы расширили его за пределы тем в области устойчивого развития, так как интегрированная отчетность охватывает всю деятельность компании.
Добавив аспекты, связанные с производственной деятельностью, корпоративным управлением и т.д., мы получили всего 64 аспекта (включая все 46 аспектов GRI G4). Все аспекты увязаны с соответствующими им показателями (часть показателей использовалась в наших отчетах ранее, часть была заимствована в требованиях различных стандартов, часть была выявлена на основании бенчмаркинга лучших отечественных отчетов по версиям национальных конкурсов), которые сложились в систему показателей.
Продолжая решать задачу интеграции всех требований и практик в единую систему, мы классифицировали аспекты деятельности компании по капиталам, отражение которых требуется Стандартом интегрированной отчетности. Таким образом, наша система показателей позволяет увязать капиталы, аспекты и показатели, что упрощает формирование содержания (на уровне аннотированного оглавления) отчета после проведения процедур оценки существенности.
Проведите оценку приоритетности идентифицированных аспектов по двум критериям:
1. Наличие серьезных воздействий компании по аспекту (с позиции вероятности и возможных последствий);
2. Влияния на оценки и решения заинтересованных сторон.
Оценка приоритетности происходит в два этапа.
На первом этапе осуществляется анкетирование топ-менеджеров. С учетом критериев, представленных в Руководстве, а также в Стандарте интегрированной отчетности, мы предложили респондентам проанализировать каждый аспект (дать оценку по шкале Да/Нет) на предмет:
– существенной зависимости компании от данного аспекта, в т.ч. по стратегическим вопросам;
– существенного влияния на заинтересованные стороны по данному аспекту;
– существенных рисков компании по данному аспекту;
– существенных изменений/событий по данному аспекту в компании за отчетный год;
– существенного интереса заинтересованных сторон к данному аспекту;
– существенного обсуждения данного аспекта в профессиональных кругах/общественностью .
На втором этапе осуществляется анкетирование заинтересованных сторон (в АО “Атомэнергомаш” оно было проведено в рамках общественного диалога). В анкете было предложено выделить из полного списка аспектов те, которые в первую очередь необходимо отразить в Отчете.
Далее определите пороги существенности и соответствующие уровни освещения аспектов. Для определения порогов существенности необходимо учесть, что высокие оценки по одному из критериев уже делают аспект существенным. Для наглядности можно использовать карту (график) аспектов с указанием того, как расположение аспекта на карте связано с его раскрытием в Отчете.
Пример АО “Атомэнергомаш”:
1. Результаты анкетирования топ-менеджеров наносятся на карту первыми.
2. Результаты анкетирования заинтересованных сторон корректируют расположение каждого аспекта по горизонтальной оси (влияние на оценки стейкхолдеров). Это позволяет не только учесть, но и проиллюстрировать мнения и запросы заинтересованных сторон
Пороги существенности и соответствующие уровни раскрытия представлены на 3-ем рисунке.
Проверьте перечень существенных аспектов на предмет полноты и соответствия принципу вовлеченности заинтересованных сторон. Получите одобрение перечня руководством компании.
Перед проведением анкетирования Рабочая группа по подготовке отчета составила первичный список существенных аспектов на основании рекомендаций заинтересованных сторон, выраженных на диалогах предыдущего отчетного цикла, замечаний аудиторов и общественных заверителей, а также результатов исследования GRI, о котором уже говорилось выше. Полученный по результатам анкетирования перечень сравнивается с первичным.
Окончательные результаты по сложившейся практике согласовываются Комитетом по публичной отчетности ОАО “Атомэнергомаш” и утверждаются Генеральным директором.
После публикации отчета проанализируйте замечания и рекомендации заинтересованных сторон, а также практику аналогичных компаний. Оцените эффективность процедур оценки существенности и внесите корректировки при необходимости.
По окончании отчетной кампании будет разослана анкета о качестве Отчета широкому кругу заинтересованных сторон. Все замечания по анкетам и в ходе диалогов, а также замечания аудиторов и общественных заверителей будут проанализированы и учтены в рамках первичного перечня существенных аспектов. Кроме того, по результатам бенчмаркинга отчетов аналогичных компаний при необходимости также будут внесены корректировки.
В случае выявления существенных недостатков составленной карты существенных аспектов будут внесены корректировки в процедуру оценки существенности.
Как определять границы существенных аспектов?
Согласно G4, информация теперь отражается не по единому контуру консолидации: для каждого существенного аспекта определяются индивидуальные границы.
Стоит отметить, что некоторые компании, в т.ч. ОАО «Атомэнергомаш», ранее уже сделали шаг к такому подходу: границы определялись по категориям показателей.
Границы аспектов в G4 расширяются по сравнению с версией G3.1. Теперь компании включаются в границы не на основе контроля, а на основе взаимодействия. Проще говоря, в границы аспектов могут включаться компании всей цепочки поставок.
Итак, G4 предполагает при определении границ аспекта выполнение двух действий:
1. Рассмотрите все компании группы (базой является контур консолидированной финансовой отчетности) на предмет возможных воздействий по каждому аспекту. Включите в границы аспекта только те компании, которые могут иметь воздействия по данному аспекту.
2. Рассмотрите воздействия по аспекту компаний вне группы. Исчерпывающего перечня внешних сторон, подлежащих рассмотрению на этом этапе, не существует. Включите в границы аспекта те компании, которые могут иметь существенное влияние по данному аспекту.
GRI оговаривается, что раскрытие информации только о компаниях группы возможно, но рассмотрение воздействий компаний цепочки поставок свидетельствует о развитии практики публичной отчетности.
Как отражать информацию по компаниям цепочки поставок?
Руководство дает компаниям возможность уклониться от раскрытия информации по цепочке поставок: в границы существенного аспекта компания включается в случае, если есть доступная и качественная информация. Но отсутствие информации необходимо также обосновать. А значит, как минимум мы должны проанализировать информацию в открытых источниках, а в идеальном случае – сделать запрос поставщику с предложением об информационном обмене.
Раскрытие информации по компаниям цепочки поставок – хорошее начинание, оно лежит в одной плоскости с корпоративной социальной ответственностью и расширением ответственных практик. Может быть придумано множество способов реализации этой задачи – и включение дополнительных требований в договоры, и приглашение поставщиков на общественные мероприятия. Но в любом случае встает вопрос: о ком вообще, собственно, речь?
Во-первых, цепочка поставок подразумевает не только прямых поставщиков (у которых компания закупает продукцию и услуги), но и их поставщиков и так далее. И – в другую сторону, т.е. наших покупателей, их покупателей и так далее до конечного потребителя. Согласитесь, широкий список компаний. И если наладить взаимодействие с прямым поставщиком или покупателем – задача реальная, то как делать запрос компании, с которой де-юре нет никаких взаимоотношений?
Во-вторых, возникает вопрос: имеет ли смысл рассматривать, например, поставщиков бумаги или питьевой воды, которые в большом количестве потребляются в офисе? С одной стороны, да, т.к. закупки у них проводятся массово и на постоянной основе. Но оказывают ли данные закупки влияние на компанию и ее деятельность? Вырисовывается главный критерий раскрытия информации по компании цепочки поставок – целесообразность. Объективного уровня целесообразности не существует, поэтому компания сама должна определить, насколько закупки у конкретного поставщика влияют на компанию и насколько информация о данном поставщике будет актуальна в отчете.
В рамках подготовки отчета за 2013 г. нами будут рассматриваться наиболее крупные (по объему поставок или доле в общем объеме) прямые поставщики по наиболее важным направлениям закупок. В дальнейшем подобная практика будет распространена на прямых потребителей.
Как отражать сведения о подходах в области менеджмента?
Одним из важных изменений в новой версии Руководства стало внедрение универсального формата для раскрытия сведений о подходах в области менеджмента (далее – Сведения). Если раньше Сведения лишь определяли контекст для показателей результативности, то теперь они действительно описывают систему управления компанией.
В старой версии Руководства требования к раскрытию Сведений устанавливались для категорий показателей и включали описание политик, стратегии, целей и результативности, рисков, организационной ответственности, квалификации, процедур мониторинга и т.д. Новые требования мало отличаются от старых, но приведены к единому формату для всех аспектов:
a) Объяснение причин существенности аспекта (основных влияний);
b) Описание управленческих практик по данному аспекту;
c) Описание процессов и результатов оценки эффективности управления деятельностью по данному аспекту.
Важно: к каждому пункту в Руководстве приведены более детальные требования/рекомендации.
В компании подготовлен вопросник для описания Сведений:
1. Кратко опишите, какую значимость данный аспект имеет для компании.
2. Перечислите внутренние и внешние нормативные документы, а также другие внешние (добровольные) требования, которыми компания руководствуется в деятельности, связанной с данным аспектом. Опишите основные цели (ограничения, нормативы) по данному аспекту, закрепленные данными требованиями.
3. Были ли озвучены публичные планы и обязательства компании по деятельности в данном аспекте. Были ли запланированы мероприятия или сделаны прогнозы по конкретным показателям? Если да, то были ли они выполнены?
4. За кем (на уровне топ-менеджмента и на уровне подразделений) в компании закреплена ответственность за управление деятельностью по данному аспекту?
5. Опишите ресурсы (кадры, ИТ-технологии и др.), задействованные в управлении деятельностью по данному аспекту.
6. Опишите, как оценивается эффективность деятельности по данному аспекту? Включены ли данные вопросы в КПЭ? Если да, то были ли они выполнены в 2013 году?
В случае, если Сведения для нескольких существенных аспектов едины (не разделимы), то, согласно Руководству, информация по ним должна быть отражена едино, с ясным указанием на соответствующие аспекты. Если по существенному аспекту в компании нет сложившейся системы управления, необходимо заявить о планах по ее формированию или обосновать отсутствие необходимости в ней.
В случае добросовестного подхода к описанию Сведений, даже при отсутствии внутренних нормативных документов и системы управления Вы обнаружите, что отдельные элементы управленческих практик по существенным аспектам в компании существуют – всегда есть цели работы и ответственность, пусть даже не закрепленные на бумаге. Работа по описанию Сведений позволяет провести анализ управленческих процессов, определить направления необходимых усовершенствований и собрать информацию для их формализации.
Как отражать стандартные элементы отчетности и показатели результативности?
В первую очередь необходимо отметить, что из 147 стандартных элементов требования остались неизменны или даже сокращены для 73 (т.е. для половины). Более детально информация представлена в таблице ниже.
Для реализации «основного» варианта соответствия G4 компании по сравнению с G3.1 придется дополнительно раскрыть 2 новых стандартных элемента и расширить раскрытие по 10 старым стандартным элементам.
Новые требования к стандартным элементам заключаются в следующем:
– перечень существенных аспектов и описание процедуры их определения;
– описание границ существенных аспектов и процедуры их определения, а также сравнение с контуром консолидации финансовой отчетности;
– описание цепочки поставок и существенной информации по компаниям цепочки поставок;
– описание деятельности и ответственности Комитетов компании.
Кроме того, необходимо сообщить о роли членов Совета директоров в аудите Отчета, замечания к отчету классифицировать по категориям заинтересованных сторон, а также использовать новый формат Таблицы-указателя содержания GRI.
Для реализации варианта соответствия «основной» необходимо раскрыть полностью по 1 показателю для каждого существенного аспекта. Часть требований G4 по показателям может быть выполнена путем раскрытия той же самой информации, что и в предыдущем отчете. Если в существенном аспекте есть хотя бы один показатель с неизменными требованиями, раскрытый ранее, то новые требования по остальным показателям к аспекту могут не выполняться – раскрытие по ним в этом случае будет «частичным», но требование к аспекту будет выполнено.
Из 46 аспектов GRI только 15 не содержат неизменных показателей:
– Свобода ассоциации и ведения коллективных переговоров;
– Детский труд;
– Принудительный и обязательный труд;
– Энергия;
– Вода;
– Выбросы;
– Антикоррупционные практики;
– Практики осуществления закупок;
– Оценка практик поставщиков по взаимодействию с обществом;
– Механизмы разрешения споров по взаимодействию с обществом;
– Экологическая оценка поставщиков;
– Механизмы разрешения экономических споров;
– Равная оплата труда для мужчин и женщин;
– Оценка практик управления персоналом у поставщиков;
– Механизмы разрешения трудовых споров.
Все новые показатели объективно делятся на 5 категорий, отраженных в следующей таблице:
Дополнительные требования к старым показателям можно условно разделить на две категории: «простые» (первая таблица ниже) и «сложные» (вторая таблица ниже) для выполнения требования. *Сложные, т.е. требующие специального учета или анализа.
Считаем важным напомнить: как и ранее, Руководство разрешает нераскрытие Сведений или стандартных элементов (в т.ч. показателей результативности) с применением следующих вариантов обоснования:
1. Элемент отчетности неприменим для компании, с объяснением причин неприменимости;
2. Информация не раскрывается в силу конкретных требований конфиденциальности;
3. Элемент не раскрывается в силу конкретных законодательных ограничений;
4. Информация недоступна (с указанием планов по раскрытию этого элемента в будущем).
Поводя итог, хочется отметить: все требования новой версии Руководства выполнимы. Откладывать их реализацию можно, но нужно ли? Мы надеемся, что идеи и советы, высказанные в данной статье, помогут нашим коллегам. Напомним, что все интерпретации Руководства в данной статье (выделены цветом) являются мнением и подходом нашей компании и могут не совпадать с другими мнениями. В связи с этим мы будем рады возможной дискуссии по «болезненным» вопросам, а также новым идеям.
Leave a Comment