Компания «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» («Сахалин Энерджи» или компания) образована в 1994 году с целью разработки Пильтун-Астохского и Лунского нефтегазовых месторождений в Охотском море на шельфе острова Сахалин.
В рамках освоения месторождений компания построила масштабную инфраструктуру для добычи, транспортировки, переработки и последующей реализации углеводородов, которая охватывает территорию десяти муниципальных образований, где проживает около 70% населения Сахалинской области.
На этапе масштабных строительных работ взаимодействие с жителями острова осуществляла группа специалистов по связям с населением компании и подрядных организаций из 15 человек. По мере завершения строительных работ и перехода на этап эксплуатации проекта «Сахалин-2» численность группы сокращалась, подрядные организации и их специалисты завершали работы и оставляли остров. Изменения требовали пересмотра стратегии и создания нового механизма взаимодействия компании с населением отдаленных районов.
Компанией было принято решение о создании сети информационных центров на базе сельских и районных библиотек.
Начальник управления по взаимодействию с государственными органами, акционерами и связям с общественностью компании «Сахалин Энерджи»
Проект создания сети информационных центров «Сахалин Энерджи» на базе районных и сельских библиотек о. Сахалин обеспечил синергетический эффект, позволивший объединить ресурсы компании и областной библиотечной системы, и запустить в работу инновационную систему взаимодействия с населением острова, максимально использующую возможности партнеров.
Основной мотив – создание постоянно действующего, доступного для населения районов о. Сахалин механизма взаимодействия с компанией на этапе эксплуатации проекта «Сахалин-2».
Опыт совместной работы компании с районными и сельскими библиотеками позволил рассматривать их как ключевой ресурс для решения проблемы. Большое значение имел факт наличия библиотечной системы во всех населенных пунктах Сахалина и популярность библиотек как центров общения местных жителей.
В итоге именно на базе сельских и районных библиотек «Сахалин Энерджи» создала 23 информационных центра, основная функция которых – поддержание регулярного взаимодействия с жителями населенных пунктов острова.
Основными выгодополучателями являются:
- население острова;
- сельские и районные библиотеки;
- местные НКО;
- персонал подрядных и субподрядных организаций;
- компания.
Цель:
- обеспечить механизм эффективного взаимодействия с населением, проживающим в непосредственной близости от объектов компании;
- формировать и укреплять позитивный имидж компании на местах.
Задачи:
- регулярно информировать заинтересованные стороны о деятельности «Сахалин Энерджи» и проекта «Сахалин-2», о правилах безопасного поведения на трассе магистральных трубопроводов, а также о социальных программах и грантовых проектах компании;
- своевременно узнавать о возможных проблемных вопросах, принимать жалобы от населения.
Регулярное и конструктивное взаимодействие с широкой общественностью вообще и основными заинтересованными сторонами в частности является важной составляющей успешной деятельности компании.
Основой взаимодействия «Сахалин Энерджи» и заинтересованных сторон являются обязательства компании, закрепленные основными документами, в числе которых:
- Кодекс деловой этики;
- Политика устойчивого развития;
- Обязательства и политика в сфере охраны труда, здоровья, окружающей среды и социальной деятельности
- Стандарт компании по социальной деятельности в разделе «Проведение информационных кампаний и консультаций с общественностью»;
- План проведения информационных кампаний и консультаций с общественностью (обновляется ежегодно).
Эти документы определяют стратегию, принципы, процесс, механизмы и инструменты взаимодействия.
В компании выстроена трехуровневая система взаимодействия с населением. Ее назначение – обеспечить постоянный обмен информацией с населением тех населенных пунктов, которые находятся вблизи объектов проекта «Сахалин-2». Эта система включает в себя три уровня – 23 информационных центра, специалистов по связям с населением и головной офис компании. Обмен информацией происходит как на каждом отдельном уровне, так и между ними.
Информационные центры играют ключевую роль в непосредственном взаимодействии с населением. Работники библиотек консультируют посетителей информационных центров по вопросам, связанным с деятельностью компании, в рабочее время, без отрыва от основной деятельности.
Консультанты информационных центров:
- регулярно обновляют материалы информационных стендов компании;
- консультируют по поиску информации на интернет-сайте компании;
- оказывают помощь населению в оформлении обращений в компанию в соответствии с Процедурой рассмотрения жалоб от населения;
- отвечают на запросы информационных материалов компании;
- оказывают помощь в проведении акций компании в населенных пунктах.
«Очень важно, чтобы осведомленность населения об информационных центрах «Сахалин Энерджи» и других каналах связи с компанией продолжала поддерживаться на высоком уровне. Одним из индикаторов добросовестной практики компании «Сахалин Энерджи» является распространение ею данных о своих информационных центрах различными способами, в том числе посредством размещения соответствующей информации в печатных изданиях (местных газетах), на информационных плакатах, в объявлениях (сообщениях) местной общественности и телефонных справочниках. Необходимо активно поддерживать взаимодействие с общественностью на данном уровне, предоставляя жителям острова возможность знать о существующих способах взаимодействия с проектом».
Из отчета компании ENVIRON UK, независимого консультанта кредиторов по результатам проверки 2011 года
Реализация проекта по созданию сети информационных центров началась в 2008 году, когда завершались строительные работы по проекту «Сахалин-2». Сначала в рамках пилотного проекта были созданы четыре информационных центра на севере, юге и в центральной части острова. Это позволило выявить проблемы и определить подходы в работе с населением удаленных районов.
Анализ работы открытых центров показал, что, несмотря на все сложности организационного характера, были созданы оптимальные условия для тиражирования проекта.
В 2009 году проект вышел на стадию полноценной реализации, было открыто 16 информационных центров, в 2010 году – два информационных центра, и в 2011 году – один информационный центр.
В настоящий момент в населенных пунктах, расположенных вдоль трассы транссахалинской трубопроводной системы и вблизи объектов компании, на базе районных и сельских библиотек созданы и успешно функционируют 23 информационных центра. Каждый из них оснащен соответствующей оргтехникой, компьютером с выходом в Интернет и информационным стендом. Это позволяет выполнять не только задачи компании, но и повышает потенциал самих библиотек, помогает им в ежедневной работе.
Библиотекари без отрыва от основной деятельности консультируют посетителей, которые обращаются с вопросами, связанными с деятельностью компании. Основная задача библиотекарей, которые выступают в роли консультантов «Сахалин Энерджи», – сориентировать посетителей в потоке информации о компании, помочь в поиске нужного материала на мультимедийных и печатных носителях. А компания, в свою очередь, постоянно пополняет базу информационных материалов о своей деятельности.
Все консультанты ежегодно проходят специальные обучающие семинары. Чтобы лучше ознакомить библиотекарей с деятельностью «Сахалин Энерджи», такие семинары включают посещение производственных объектов компании. Программа семинара дает участникам необходимые знания о «Сахалин Энерджи», о проекте «Сахалин-2», а также социальных, грантовых и других программах компании.
Информация о центрах компании и их работе публикуется в районных газетах, на веб-сайте компании, распространяется на специальных плакатах.
В рамках поддержки библиотек, привлечения внимания к ним и к информационным центрам с 2010 года компания реализует очень популярный и востребованный проект по пополнению книжных фондов – «Книга в подарок». Ежегодно все библиотеки, партнеры компании в информационной работе, получают в дар комплекты книг определенной тематики. Проект получил положительные отзывы не только у сотрудников библиотек, но и у местного населения.
Директор Сахалинской областной универсальной научной библиотеки
Я уверена, что все читатели Сахалина и Курил будут рады познакомиться с изданиями, полученными от компании «Сахалин Энерджи» по проекту «Книга в подарок». Ведь не секрет, что многие книги, которые издаются на материке, просто не доходят до Сахалина. Нам приходится их заказывать, искать. А здесь уже грамотно подобранный комплект очень интересных и хорошо изданных книг
Каждый год в информационные центры обращается более 3000 посетителей. В основном население интересуют вопросы трудоустройства, получение дополнительной информации по проекту «Сахалин-2», возможность участия в социальных программах и общественных акциях компании. Также местное население обращается в информационные центры в случае возникновения жалоб к компании.
Партнерами компании в этом проекте выступили районные библиотечные системы Сахалинской области. Это взаимовыгодный проект, который позволяет компании использовать ресурс библиотечных систем, т.к. практически в каждом населенном пункте Сахалинской области есть библиотеки, а библиотечным системам наращивать библиотечные книжные фонды, увеличить количество посетителей, улучшить техническое оснащение библиотек и т.д.
Первоначально для оборудования информационных центров в библиотеках были проведены подготовительные работы: ремонт помещений, установка сигнализаций, установка входных дверей, приобретение и установка оборудования, мебели и т.п. Подготовительные работы проводились в 2008 – 2009 годах.
Годовой бюджет проекта включает:
- Техническое обслуживание оборудования информационных центров;
- Вознаграждение консультантам информационных центров;
- Возмещение стоимости услуг связи и интернет;
- Организацию и проведение ежегодного семинара для консультантов.
- Регулярное переоборудование (замена устаревшего оборудования).
Компания заключила Меморандумы о взаимопонимании по вопросам открытия информационных центров с районными центральными библиотечными системами. В рамках Меморандумов стороны определили подходы в организации и функционирования информационных центров, права и обязанности сторон, подходы в вопросах финансирования информационных центров и др.
Для осуществления информационными центрами своих функций компания передала в безвозмездное пользование оборудование (компьютеры, МФУ, информационные доски, офисную мебель и др.), а также один раз в месяц направляет в информационные центры печатные материалы (новостной бюллетень компании «Вести», бюллетень о реализации социальных проектов, другие информационные материалы).
Информационные центры на ежемесячной основе предоставляют отчётность в компанию о количестве посетителей информационного центра и содержании информационных запросов.
Раз в год компания организует и проводит семинар для консультантов информационных центров.
Внутренняя аудитория:
- Компания
Внешняя аудитория:
- Население и другие заинтересованные стороны
Компания:
- Тренинги для персонала по корпоративной социальной ответственности включают информацию о работе информационных центров, их функциональных возможностях и роли в процессе взаимодействия с населением.
Население и другие заинтересованные стороны:
- Компания включает информацию об информационных центрах компании в ежегодный План проведения информационных кампаний и консультаций с общественностью, который размещается на сайте компании.
- В районных газетах печатаются объявления о месте нахождения информационных центрах, их возможностях и времени работы.
- Компания информирует население на общественных встречах, которые проводит ежегодно в ряде населенных пунктов острова.
- Компания ежегодно выпускает Отчет об устойчивом развитии, в который включается информация о взаимодействии с населением посредством информационных центров, а также приводится анализ поступивших информационных запросов.
- Компания включает в отчеты для кредиторов проекта информацию о деятельности информационных центров и информационных запросах населения. Консультанты кредиторов в рамках выездных проверок проверяют работу информационных центров.
Компания в рамках реализации проекта получила:
- инструмент информирования и взаимодействия с населением муниципальных образований, затронутых проектом и удаленных от головного офиса компании,
- канал, который обеспечивает наличие постоянной обратной связи между компанией, населением и другими заинтересованными сторонами;
- возможность формировать позитивное отношение к компании через информирование о ее подходах и программах в обеспечении производственной и экологической безопасности, сохранении биоразнообразия, выполнении социальных обязательств и др.
- рост узнаваемости компании в районах области, который способствует укреплению ее репутации, как социально ответственной компании, о чем свидетельствуют опросы общественного мнения.
- С 2008 года по сентябрь 2016 года информационные центры компании посетили более 22000 человек.
Статистика обращений в информационные центры в 2015 году, % (пример):
Население и другие заинтересованные лица получили доступную сеть информационных центров и возможность:
- получить информацию о деятельности компании;
- получить доступ к информационным ресурсам компании;
- получить материалы по отдельным социальным программам компании;
- обратиться в компанию с фактическими или потенциальными проблемными вопросами или жалобами и т.п.
Районные и сельские библиотеки получили:
- доступ к информационным ресурсам компании, которые ежемесячно обновляются и привлекают больше посетителей и читателей. С использованием материалов по отдельным социальным программам (Безопасность детей: «Что делать в чрезвычайных ситуациях», Фонд социальных инициатив «Энергия», Программа по сохранению биоразнообразия, План содействия развитию КМНС Сахалинской области и др.) библиотеками были проведены сотни мероприятий для различных групп населения;
- возможность регулярно пополнять книжные фонды уникальными тематическими изданиями в рамках проекта «Книга в подарок». Проект «Книга в подарок» стартовал в 2010 году и был посвящен 65-летию победы в Великой Отечественной войне. Следующими темами проекта стали 50-летний юбилей со дня полета в космос Ю. Гагарина, 200-летие Отечественной войны 1812 года, 400-летие дома Романовых, культура и искусство (книги, рассказывающие о сокровищах живописи и творчестве их создателей, коллекциях самых известных музеев), а также истории развития кино и музыкальной культуры, книги посвященные шедеврам русской и советской литературы, истории российского кино;
- улучшение материально-технического оснащения библиотек за счет оборудования информационных центров;
- возможность для библиотекарей (консультантов информационных центров) ежегодно участвовать в развивающих семинарах и тренингах, тематических лекциях об отдельных уникальных аспектах деятельности по проекту «Сахалин-2», которые ведут высококвалифицированные специалисты компании и т.п.
Библиотекарь сельской библиотеки-филиала № 13, с. Восток
Проект информационных центров компании «Сахалин Энерджи» является инновационным в сфере взаимодействия с местным населением. Теперь жители Сахалинской области уверены, что не только инфраструктура проекта «Сахалин-2» присутствует в их населенном пункте, но и что в любой момент они могут обратиться к компании и узнать ответы на интересующие вопросы
В 2017 году компания проведет переоборудование информационных центров. Будет произведена замена оргтехники (компьютеры, МФУ), приобретено мультимедийное оборудование, частично заменена мебель.
В 2017 году планируется открытие еще одного информационного центра на Севере острова, в связи с планируемыми проектами развития.
Проблема
В процессе координации работы информационных центров выявлены проблемы во взаимодействии по рабочим вопросам с консультантами:
- Отсутствие оперативной обратной связи по причинам: часть консультантов не имеют электронной почты, имеют слабые навыки в использовании электронной почты, редко проверяют электронные почтовые ящики, не умеют открывать приложенные к письмам файлы, не умеют прикладывать файлы к электронным письмам и т.п.
- Слабая дисциплина в вопросе предоставления ежемесячной отчетности.
Принятые меры
- Для решения указанных проблем была проведена следующая работа:
- Все консультанты информационных центров, которые не имели электронных почтовых ящиков, зарегистрировали электронные ящики (некоторым была оказана помощь в их регистрации).
- Для своевременного получения/прочтения сообщений консультантами, после отправки электронных писем из компании на мобильные телефоны консультантов направляется СМС сообщение о рассылке, чтобы консультанты проверили почтовые ящики;
- В случаях задержки предоставления отчетности в адрес соответствующих консультантов направляется электронное письмо и СМС сообщение.
- Данные меры позволили:
- наладить оперативную обратную связь с консультантами информационных центров,
- сократить время на решение текущих рабочих вопросов.
При реализации подобного проекта нужно постоянно уделять внимание:
- выстраиванию и поддержанию удобной и оперативной системы обратной связи между компанией и информационными центрами;
- обучению и развитию навыков консультантов информационных центров работе с материалами предоставляемыми компанией;
- оборудованию информационных центров и технической поддержке;
- проведению регулярных информационных компаний для поддержания интереса населения к работе информационных центров и др.
Предлагаем также ознакомится с дополнительными материалами компании:
Отчет об Устойчивом развитии за 2015 год
Интервью с руководителем компании о политике в области КСО
Кодекс деловой этики, включая положение об общих принципах деятельности
План действий в сфере охраны труда, здоровья, окружающей среды и социальной деятельности
План содействия развитию коренных малочисленных народов севера Сахалинской области
Leave a Comment